Procesmanagement. Het klinkt als een term die vooral in de wereld van grote bedrijven en organisaties thuishoort, maar het is absoluut een begrip dat je moet kennen. Want ook voor jouw kleine onderneming speelt procesmanagement een belangrijke rol.
Zo helpt het je bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen, het verbeteren van de efficiëntie en het verminderen van onnodige kosten. Door processen te stroomlijnen, bespaar je dus niet alleen, je verbetert ook de kwaliteit van je producten. In deze blog vertellen we er graag meer over.
Wat is procesmanagement?
Het begrip procesmanagement verwijst naar een complete benadering van het beheren en optimaliseren van de werkprocessen binnen een organisatie. Denk hier aan de planning, uitvoering, controle en eventuele bijsturing van processen om ervoor te zorgen dat ze efficiënt, effectief en consistent verlopen.
Het doel van procesmanagement is om de processen te versnellen, de productiviteit te verhogen, verspilling te verminderen, de klanttevredenheid te verbeteren en de algehele prestaties ban het team te versterken. Je begrijpt het al, iedere schakel binnen een proces is dan ook betrokken.
Waarom procesmanagement zo belangrijk is
Zie procesmanagement als een machine waarbij de onderdelen zo nu en dan dienen te worden onderhouden of vervangen. Wellicht heb je een groeiend bedrijf of merk je dat je organisatie complexer wordt naarmate je meer klanten bedient of nieuwe producten ontwikkelt. In dergelijke gevallen kan het goed zijn om te kijken naar de vastlopende motoronderdelen van je processen, zoals inefficiënties, knelpunten (bottlenecks) of verouderde werkwijzen die de prestaties belemmeren.
Door deze processen beter op elkaar af te stemmen kun je toewerken naar het sneller en beter produceren van je dienstverlening of product. En dat vergroot weer de klanttevredenheid.
Procesmanagement begint bij een solide basis
Om in de motor termen te blijven. Je kunt nog zoveel aandacht en energie steken in het managen van de processen in het bedrijf, als je motor niet goed is afgesteld of de basiscomponenten niet goed functioneren, zal de rest van het systeem niet optimaal draaien. Een solide basis in procesmanagement betekent dat je eerst moet zorgen dat je überhaupt processen hebt.
Pas wanneer je je processen goed hebt gedefinieerd en gestandaardiseerd, kun je beginnen met het optimaliseren en verbeteren ervan. Zorg er dan ook voor dat je eerst zorgt dat het product staat, je een gewaardeerde klantschare hebt en dat er sprake is van een stabiele vraag naar je product of dienst.
Wat zijn de taken van een procesmanager?
Wanneer je investeert in procesmanagement is het van belang dat er een cultuurbewaker wordt toegewezen die de processen bewaakt en ervoor zorgt dat ze consistent en effectief worden uitgevoerd. De procesmanager kan één individu zijn, maar het kan zeker ook een team zijn.
De taken van een procesmanager komen neer op het waarborgen van de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen, wat weer kan worden opgedeeld in:
- Het in kaart brengen van bestaande processen
- Het identificeren van inefficiënties en knelpunten
- Het voorstellen en implementeren van verbeteringen in processen
- Het afstemmen van processen tussen verschillende afdelingen
- Het volgen van de prestaties van processen door middel van KPI’s
- Het trainen van medewerkers in de nieuwe of geoptimaliseerde processen
- Het bevorderen van een procesgerichte cultuur
Hoe implementeer je procesmanagement in jouw bedrijf?
Heb je de ambitie om zelf ook procesmanagement in jouw bedrijf te implementeren? Dan is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Dat begint met het in kaart brengen van de huidige situatie, waarin je alle bestaande processen identificeert en analyseert.
Nu je de basis in kaart hebt, kun je vaststellen waar de knelpunten en verbeterpunten liggen. Daarbij kun je ook kijken naar je concurrenten, en waar zij het goed doen. Prioriteer de processen die de meeste impact hebben op je bedrijf en stel concrete doelen voor optimalisatie. Betrek je team of Decision Making Unit hierbij, zodat zij zich bewust zijn van de veranderingen .Samen maken jullie vervolgens een plan van aanpak met strakke deadlines.
Tot slot monitor je de resultaten en blijf je de processen evalueren en aanpassen om duurzaam succes te waarborgen.
Meer weten over procesmanagement voor jouw bedrijf?
Procesmanagement toepassen binnen jouw bedrijf is niet moeilijk, maar vereist wel de aandacht, tijd en een gestructureerde aanpak om het goed te doen. Je wilt immers dat de inspanningen ook daadwerkelijk leiden tot resultaten. Wil je meer weten over hoe je procesmanagement succesvol kunt implementeren en hoe dit jouw bedrijf kan helpen groeien?
Bij Bedrijfstarten.nl vertellen onze specialisten je graag meer over de praktische voordelen, strategieën en tools waarmee je je processen efficiënter kunt maken. Neem dan ook vrijblijvend contact met ons op bij vragen, of wanneer je wel wat tips kunt gebruiken.